archives > Samedis Créateurs >

LES TABLEAUX DE BORD DE l’ENTREPRISE

Résumé de la Conférence du 26 mai 2007 au manoir de Kerliver

La nécessité pour l’entreprise d’établir un tableau de bord réside dans le fait qu’il indique d’une façon précise et rapide les principaux incidents graves qui peuvent frapper l’entreprise. l’existence, dans l’entreprise, d’un tel système permet à cette dernière de s’assigner des objectifs précis à court ou à long terme et d’en contrôler fréquemment la réalisation pour en dégager les écarts l’éloignant de sa trajectoire initialement prévue.

l’établissement du tableau de bord dans l’entreprise permet de contrôler la validité de la bonne réalisation des prévisions.

Il devient un complément indispensable du système d’information de l’entreprise.

-  il permet le suivi des prévisions
-  il permet la correction des écarts constatés
-  le tableau de bord est avant tout une banque de données interne à l’entreprise mais aussi aux tiers partageant les profits et les pertes de l’entreprise : état, partenaires financiers, actionnaires, partenaires sociaux ...

d’une façon générale, le tableau de bord met en évidence les « clignotants » au seuil d’alerte de l’entreprise.

APPLICATION A l’ENTREPRISE

A - DETERMINATION DES BESOINS

En fonction des besoins de l’entreprise dans le temps l’usage de différents outils s’imposent :

 Dossier de gestion prévisionnelle pour la création ou le rachat voire le développement d’une nouvelle branche d’activité

 Tableaux de présentation des différents budgets : budgets des ventes, production, achats, charges investissements, TVA, trésorerie

 Tableaux de bord des réalisations et analyse des écarts ...

B - AUDIT DES MOYENS DISPONIBLES

l’outil informatique, largement utilisé dans les entreprises, est la solution évidente aux calculs souvent fastidieux nécessaires aux prévisions.

Il existe sur le marché des logiciels permettant d’estimer immédiatement la faisabilité et la rentabilité d’un projet, pour établir un dossier prévisionnel complet en terme de :

 investissement
 moyens de financement
 chiffre d’affaire
 charges de personnel
 frais fixes
 compte de résultat prévisionnel
 plan de trésorerie, etc..

Ces logiciels sont la plupart du temps dédiés aux créateurs d’entreprise.

l’utilisation d’un tableur ,Excel par exemple et d’un gestionnaire de base de données, semble des plus utiles à la réalisation des différents tableaux.

C - LES TABLEAUX DE BORD

Ils seront créés selon un modèle propre à chaque entreprise (suivant les besoins). Il existe un grand nombre de modèles prêts à l’emploi.

Il faudra les adapter à la demande. (voir modèles)

CONTROLE DES REALISATIONS

Un contrôle de réalisation des prévisions est nécessaire ; une mesure des résultats est ainsi indispensable.

Et le contrôle n’a de raison d’être que si des actions correctives sont décidées.

PREVISIONS
CALCUL DES ECARTS ACTIONS CORRECTIVES

REALISATIONS

Certains reprochent à la gestion budgétaire de bloquer l’entreprise dans un système fermé dont le seul but est d’ajuster les réalisations à des prévisions devenues trop rapidement obsolètes.

l’attention des dirigeants serait alors essentiellement tournée vers la gestion à très court terme. Ils ne percevraient pas les mutations de l’environnement de l’entreprise, ce qui pourrait, à terme, mettre en cause son existence même. Certes, l’environnement fluctuant, incertain et concurrentiel rend l’établissement de prévisions plus difficile mais pour autant celles-ci peuvent et doivent exister. Elles restent des données de référence dans la gestion d’entreprise.

De nombreuses sociétés font des réajustements de leurs budgets et n’hésitent pas à revoir leurs prévisions si les évènements les y obligent.

Ces réajustements sont largement facilités par les procédures informatisées d’élaborations des budgets qui permettent de tester plusieurs hypothèses d’activité.

Les tableurs
Il en existe plusieurs sur le marché : EXCEL est le plus connu mais également le plus cher, souvent installé sur les nouveaux ordinateurs (demander au vendeur ) WORKS. Sinon vous pouvez vous procurer via internet( www.openoffice.org) le logiciel OPEN OFFICE qratuitement. Il vous donnera : un traitement de texte, un tableur, un visionneur (type powerpoint), ces logiciels étant compatibles avec la plupart des éditeurs de suites bureautiques.

Et nous allons utiliser les cahiers ou la comptabilité informatique.

Le tableau de gestion (cf exemple suivant ) va nous donner :

le chiffre d’affaire mensuel réalisé et le cumul annuel. Information intéressante que l’on pourra récupérer sous forme de graphique pour visualiser son évolution. c’est également une donnée intéressante pour l’avenir on pourra le comparer d’une année sur l’autre et surtout il permettra de répondre à des questions : J’ai l’impression que je travaille moins bien ou mieux que l’année passée à la même époque : (le compte de résultat ne nous donnera qu’une indication globale annuelle).

Les charges en y détaillant peut être les plus importantes : nous allons nous servir du plan comptable général (pourquoi vouloir inventer de nouvelles rubriques tout à déjà été prévu). On pourra donc y lire leur évolution et les comparer avec les années antérieures.

Certaines charges étant déjà connues à l’avance (charges sociales, intérêts des emprunts, amortissement du matériel, primes d’assurances.....) on peut déjà compléter le tableau et pouvoir ainsi faire des prévisions. Pour les charges sociales demandez à votre comptable de vous faire le calcul de vos cotisations : ils sont pour la plupart équipé d’un logiciel qui leur permet ce calcul.

Le résultat mensuel se calculera automatiquement , vous pourrez ainsi savoir ce que vous avez gagné tous les mois et en cumul et répondre ainsi à la question : qu’est ce que je peux prélever dans l’entreprise sans la mettre en danger.

Ce tableau tient sur une seule page et est très parlant.

Il vous permettra :

De connaître votre situation régulièrement et de pouvoir faire face en cas de problèmes.

de discuter plus facilement d’un prêt ou d’une autorisation de découvert sans être obligée d’attendre le fameux bilan ( certaines banque vont se servir de cet argument pour ne pas vous donner un prêt en cours de route : on va attendre le bilan !)

 De savoir aussi si vous pouvez vous arrêter un peu pour prendre des vacances par exemple.

 Et si l’entreprise marche très bien de pouvoir prévoir les conséquences financières : hausse des cotisations sociales etc.... et de mettre de l’argent de côté.
Il vous donnera des données importantes pour établir un prévisionnel l’année suivante : le prévisionnel n’est pas seulement indispensable pour l’installation mais il faut prendre l’habitude d’en établir un chaque fin d’année afin de prévoir les nouveaux investissements et leur financement. Il existe sur le net un plan d’affaire très bien fait que vous pouvez télécharger sur le site www.business-plan-capalpha.com, facile à utiliser, il vous guidera à travers toutes les étapes : évaluation du chiffre d’affaire, des charges, des investissements et leur financement, générant le besoin en financement.

le 30 mai 2007